Официальный центр розничных продаж и сервисного обслуживания компании "ШТРИХ-М"

РАЗМЕННАЯ МОНЕТА. Оформляем правильно.

 

 
Где взять кассиру сдачу для покупателя, если рабочий день только начался, и выручки еще нет, либо ее не хватает. Не обойтись без разменных купюр. Необходимо отнестись к этой процедуре с ответственностью! Ведь при проверке - выдача денег из кассы предприятия без соответствующего оформления может расцениваться как неоприходование денежной наличности, а при выявлении расхождения суммы наличности в денежном ящике с выручкой, проведенной по кассовому аппарату - как неприменение ККТ. Как оформить правильно передачу разменных денег кассиру, чтобы не расплачиваться потом штрафами?
 
Общий порядок оформления разменного фонда.
Обеспечение кассиров разменной монетой прописано Типовыми правилами эксплуатации ККМ (п.3.8 и 3.8.1.),где указано, что кассир перед началом работы должен получить под роспись все необходимое для работы, включая разменные купюры. Никакие расписки, акты приема, чеки «Внесение» здесь не будут играть оправдательной роли, потому что выдача наличных денег из кассы организации регулируется Порядком ведения кассовых операций. В нем сказано, что выдача наличных денег из кассы предприятия производится на основании расходного кассового ордера (РКО), в котором указано назначение аванса – разменный фонд. В кассовую книгу вносится запись о выдаче денег. Эти два документа будут являться доказательством того, что в денежном ящике именно разменный фонд, а не излишки.
По окончании смены кассир сдает остаток наличных и кассовые документы, на основании которых составляется приходный кассовый ордер (ПКО) и вносится запись в кассовую книгу. И никак иначе! Во вступившем в силу с 01 января 2012 года Порядке подробно изложена схема взаимодействия между кассиром и старшим кассиром.
Причем выручку, включаемую в налогооблагаемую базу, и разменный фонд необходимо оформить разными приходными кассовыми ордерами.
Если в организации несколько кассиров – то необходимо будет вести еще один документ. Это «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (утвержденная форма № КО-5).
Для того чтобы у проверяющих точно не возникало вопросов, есть смысл издать внутренний приказ по предприятию о выдаче разменного фонда и четко прописать сумму, условия ее выдачи и сдачи по каждому кассовому аппарату.
Копию Приказа и расходный кассовый ордер необходимо хранить на месте установки кассового аппарата, чтобы в случае проверки была возможность представить эти документы проверяющим.
 
В какой графе журнала кассира-операциониста надо вносить запись о разменном фонде?
Журнал кассира-операциониста является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков кассового аппарата и графы о разменном фонде в нем не предусмотрено. Поскольку разменный фонд не является Вашей выручкой, то отражение его в Журнале кассира-операциониста может иметь прямые последствия. Налоговые инспекторы могут вас обвинить в неоприходовании выручки. Так что, даже если у Вас журнал кассира-операциониста содержит графы о разменном фонде (иногда пользуются не утвержденными формами журнала), то заполнять их нельзя. В противном случае это будет являться нарушением кассовой дисциплины.
 
Как оформить выдачу разменного фонда, если бухгалтерия начинает работать позже, чем торговая точка?
В такой, кстати, очень распространенной ситуации, без нарушения не обойтись. Вариант - выдать разменный фонд и РКО накануне вечером, но дату в РКО поставить следующим днем. Сдачу выручки и разменного фонда произвести утром следующего дня задним числом. Зафиксировать такое нарушение очень проблематично, особенно если учесть, что рабочие часы проверяющих, как правило, такие же, как и у бухгалтерии.
 В любом случае, это безопаснее, чем работать кассиру с излишками в денежном ящике без оправдательных документов. 
 
Как оформить разменный фонд, если торговых точек несколько?
В этом случае каждый кассир должен оформить разменный фонд, либо весь разменный фонд получает старший кассир, расписываясь в расходном кассовом ордере, и сам выдает деньги подчиненным сотрудникам.
В конце рабочего дня кассиры обязаны отчитаться перед старшим кассиром за деньги, полученные от него. При этом делаются записи в  «Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (форма КО-5).
 
Можно ли оформить разменный фонд на длительный срок?
Однозначного ответа на этот вопрос существующие нормативы не дают. Исходим из того, что в Типовых правилах эксплуатации ККМ написано, что кассирам должны ежедневно выдавать разменный фонд, а вот про ежедневный возврат ничего не сказано. Порядок ведения кассовых операций, также, не содержит предельного срока, на который могут быть выданы средства. Установлено лишь требование отчитаться не позднее трех рабочих дней от установленной даты возврата выданных по расходному ордеру денег.
Первый вариант – выдать деньги по расходному кассовому ордеру и оформить Приказ о выдаче разменного фонда, например, на месяц. В пределах этой суммы хранить излишки в кассе.
Вариант второй - выдать кассиру денег на какой-либо срок (месяц, год) под отчет по расходному кассовому ордеру по его письменному заявлению. Новый Порядок ведения кассовых операций предусматривает, что на заявлении руководитель собственноручно делает надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, ставит подпись и дату.
        В назначении аванса указывается - разменный фонд. По окончании срока кассир в течение 3 рабочих дней составляет авансовый отчет и возвращает в полном объеме деньги в кассу предприятия.
 
Где нужно хранить выданные подотчетные деньги?
C:\Documents and Settings\estefanovich\Документы\Сайт_Шэлс\Новое для сайта\картинки\AYXGHH7CAB85535CAIOK9OMCA05IX1RCA3DJIIRCA74L2WUCAS5J59JCAH596IGCAD8OGGZCAZF54D7CAD0Q42UCAO2IDD5CA2VCFMOCAJIOJ8DCA56KUCVCABKZ9Z6CAZX600UCA4O5LR1CAAP7ZOD.jpg В п.4.7. Типовых правил по эксплуатации ККМ говорится, что кассир не должен иметь личных и не учтенных по ККМ денег, кроме денег, выданных перед началом работы. Если документы на выдачу разменного фонда оформлены правильно, то деньги можно хранить в денежном ящике, не опасаясь штрафа за неоприходование выручки, поскольку выданные кассиру деньги являются подотчетными, а не являются его личными.
В этой ситуации возможен спор с проверяющими. Но есть положительные примеры арбитражной практики, которые позволяют сделать вывод, что нарушение п. 4.7. Типовых правил эксплуатации машин не может являться основанием для привлечения к административной ответственности. А для того, чтобы привлечь организацию по ст. 15.1 КоАП (Прим.- нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций) необходимо будет доказать, что излишки в кассе образовались в результате продажи без применения ККМ. 
 
Как оформить разменный фонд в обособленных подразделениях, не имеющих своего расчетного счета?
Новый Порядок ведения кассовых операций упростил задачу оформления разменного фонда для обособленных подразделений. Условия, при которых организация самостоятельно может устанавливать лимит остатка наличных денег, включая средства, хранящиеся в обособленных подразделениях, определять мероприятия по транспортировке и хранению денег и вести отдельный раздел в кассовой книге предполагают, что обеспечивать обособленные подразделения разменными купюрами теперь можно по мере необходимости. Для выдачи и сдачи наличных денег организацией назначается уполномоченное лицо обособленного подразделения. Выдача денег проходит по расходному кассовому ордеру. Для учета выданных денег используется «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (форма КО-5). Все операции организация отражает в соответствующем разделе кассовой книги для обособленных подразделений, причем передача обособленным подразделением листа кассовой книги в основную кассу предприятия для закрытия смены может происходить в электронном виде. Срок предоставления бумажного варианта утверждается правилами документооборота предприятия.
 
Нужно ли пробивать чек при получении разменного фонда?
Чек продажи пробивать при получении разменного фонда не надо, поскольку операция не связана с получением выручки.
Иногда кассиры для внутреннего удобства и контроля пробивают чек «ВНЕСЕНИЕ». Эта функция не является фискальной, не влияет на необнуляемую сумму и не отражается ни в каких документах. Строчка «ВНЕСЕНИЕ» будет появляться в дальнейших Z-отчетах до тех пор, пока ее не вывести обратной операцией «ВЫПЛАТА». Главное, о чем нужно помнить, это то, что данные сервисные операции не являются основанием для появления «излишек» в кассе, так как внесение денег в денежный ящик возможно только через расходные кассовые ордера.
 
Можно ли избежать штрафа за неправильное оформление разменного фонда?
Разбирательства в суде, по всей вероятности, не избежать. Существует арбитражная практика, когда суды вставали на защиту организации в случае, когда у нее не были оформлены РКО и ПКО (Постановления ФАС Северо-Западного округа N А56-22181/2007 и N А56-43411/2006). Суды указали, что денежный ящик - это не касса организации и поэтому Порядок ведения кассовых операций здесь не применим.
При попытке оштрафовать организацию за излишки в кассе без оформления РКО на разменные деньги, суды отметили (Постановления N А56-17823/2007 и N А56-14725/2007), что это является нарушением Порядка ведения кассовых операций, но не делает разменный фонд неоприходованной выручкой.
Но есть и обратная практика - не в пользу организаций!
Стоит ли пренебрегать общими правилами? Выдавайте разменный фонд правильно, на длительный срок, чтобы избежать оформления большого количества документов. Правильно оформление разменных денег в кассе позволит и контролировать кассиров, и не конфликтовать с проверяющими и самое важное, избавит Ваше предприятие от всех знакомых нам ситуаций, когда кассир просит подождать, чтобы разменять деньги или   готовить деньги без сдачи. От этого страдает репутация Вашего предприятия, но это уже совсем другая история!!!
 
 
Центр Технического Обслуживания
«Штрих Элит Сервис»
Tел. (495) 981-2390

Товаров: 0
На сумму:
0.00 р.
О компании|Новости|Полезная информация|Вопрос-Ответ|Тех. поддержка|ОТКРЫТЬ ПРАЙС-ЛИСТЫ XLS | ОТКРЫТЬ ПРАЙС-ЛИСТЫ ZIP | КОНТАКТЫ

+7 (495)981-63-23
115280, г. Москва, ул. Ленинская Слобода, д. 19, стр.4
Электронная почта: info@shels-m.ru
      
~