Несмотря на то, что ККМ платежные карты используются в безналичных расчетах, лицо, совершающее операцию по приему оплаты, должно использовать контрольно-кассовую машину и выдавать клиенту кассовый чек. Данная норма регламентируется 1, 2 и 5 статьями Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Чек необходимо распечатывать сразу после того, как были применены ККМ платежные карты и списаны средства со счета клиента посредством банковского терминала. Покупатель впоследствии может воспользоваться данным чеком в качестве документа, который подтверждает расходы им произведенные.
Когда клиент рассчитывается за приобретенный товар либо оказанную услугу, используя ККМ платежные карты, контрольно-кассовые машины должны выполнять печать не только кассовых чеков, но и документов, которые подтверждают факт расчета посредством платежных карт. Устройства для считывания данных должны либо являться частью контрольно-кассовой техники, либо обеспечивать ввод в нее всей необходимой информации о проведении расчетов с платежными картами.
В большинстве случаев обычные кассовые аппараты не позволяют на 100% реализовать задачу автоматизации приема безналичных платежей, при которых используются ККМ платежные карты. С этой целью, как правило, используются специальные фискальные регистраторы, а также компьютеры с установленными на них учетно-кассовыми программами. В них либо уже внедрены программные модули для работы с картами, либо же их интеграцией занимается банк-эмитент, установка терминала которого планируется на предприятии.
Если на используемых кассовых аппаратах функция пробития чека безналичной оплаты, позволяющая производить расчеты, при которых используются ККМ платежные карты, отсутствует, то существует два варианта решения данной проблемы:
- приобретение новых кассовых машин (либо фискальных регистраторов с программным обеспечением и компьютерами, либо POS-систем с интегрированными считывателями банковских карт);
- программирование в контрольно-кассовых машинах второго отдела, который будет принимать ККМ платежные карты, при этом первый остается исключительно для приема наличных. Единственная проблема, которая может при этом возникнуть, - реакция инспекции федеральной налоговой службы. Одни налоговые могут на это никак не отреагировать, посчитав, что новые ККМ, оснащенные функцией приема безналичных платежей, приобретать не обязательно. При этом другие ИФНС выдадут предписание о замене старых контрольно-кассовых машин, сочтя их использование невозможным.
Поскольку чек о безналичном расчете, при котором использовались ККМ платежные карты, пробивается на отдельную секцию контрольно-кассовых машин, то и в Z-отчете эти операции будут отражаться отдельно. Обязательным условием является наличие на чеке из второго отдела строки со словами «безналичная оплата». Если нет возможности запрограммировать ККМ таким образом, чтобы ее печать происходила автоматически, то кассир должен проставлять штамп синего цвета вручную.
Если во время приема оплаты, когда использовались ККМ платежные карты, кассир по какой-либо причине забыл пробить чек, то ему следует в свободной форме написать объяснительную для налоговых органов. В ней нужно указать, что безналичная операция была проведена, а чек пробит следующей датой в результате ошибки неопытного кассира. К объяснительной желательно приложить выписку из банка, свидетельствующую о поступлении на расчетный счет именно той суммы.